Verbindliche Vorgaben für sicheres und einheitliches Handeln Sprinkleranlagen sind sicherheitsrelevante technische Anlagen mit hohen Anforderungen an Betriebssicherheit, Dokumentation, Prüfung und Nachweispflicht. Um den Betrieb rechtskonform, nachvollziehbar und dauerhaft zuverlässig zu gestalten, braucht es anweisende Dokumentation – also klare, verbindliche Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Zuständigkeiten, Prüfpläne und Reaktionsschemata. Sie ist zentraler Bestandteil des technischen Betriebshandbuchs, der Betreiberverantwortung und der Auditfähigkeit.
Eine gut strukturierte, anweisende Dokumentation ist für den Betrieb einer Sprinkleranlage unverzichtbar. Sie sichert die Einhaltung von Gesetzen (z. B. PrüfVO, BetrSichV), Normen (z. B. DIN EN 12845, VdS CEA 4001) und internen Vorgaben – und schützt Betreiber:innen im Schadensfall vor Haftungsrisiken.
Regelkonformität und Betriebssicherheit systematisch unterstützen Ziele der anweisenden Dokumentation Rechtssicherheit und Erfüllung der Betreiberpflichten
Standardisierung von Prüf- und Wartungsabläufen
Klarheit über Rollen, Fristen und Zuständigkeiten
Vorbereitung auf Audits, Begehungen und Versicherungsnachweise
Basis für Schulung, Vertretung und kontinuierliche Verbesserung
Verfahrensanweisungen / SOPs Wöchentliche Sichtprüfung
Was ist zu kontrollieren? (z. B. Druckanzeige, Ventilstellung, Leckagefreiheit) – mit Dokumentationspflicht
Monatliche Funktionsprüfung
Ablauf von Tests an Alarmventilen, Durchflussmessern, Steuerleitungen
Jährliche Hauptprüfung
Beauftragung, Begleitung und Kontrolle der VdS-Prüfung (extern)
Verhalten bei Auslösung / Fehlalarm
Alarmmeldung, Gebäuderäumung, Wiederinbetriebnahme
Wartungstätigkeiten
Austausch von Dichtungen, Kontrolle von Sprinklerköpfen, Pumpenwartung
Zuständigkeiten & Rollenbeschreibung Betreiberverantwortliche gemäß VDI 3810 Blatt 2
Interne technische Dienste oder externe Wartungsfirmen
Prüforganisation (z. B. VdS-anerkannter Sachverständiger)
Objektleitung / FM-Koordination
Feuerwehr-Kontaktstelle (für Schnittstelle BMA)
Prüffristen & Wartungsintervalle Sichtkontrolle Druck, Ventil, Leckage
wöchentlich
Durchflussprüfung, Alarmprüfung
monatlich
Wartung von Pumpen, Armaturen
halbjährlich
Hauptprüfung durch Sachverständige (VdS)
jährlich
Überprüfung Ersatzteilbevorratung
jährlich
Formale Anforderungen an die Dokumentation Titel, Version, Erstelldatum, Gültigkeit, Freigabevermerk
Verknüpfung mit gesetzlichen Grundlagen (z. B. BetrSichV, DIN EN 12845, VdS CEA 4001)
Hinweis auf Gefährdungsbeurteilungen und Notfallmaßnahmen
Versionierung, Änderungsdokumentation, Archivierungsfristen
Digitale Verfügbarkeit im CAFM, DMS oder Prüfmanagementsystem
Beispiele für anweisende Dokumente SOP
„Wöchentliche Sichtprüfung Alarmventilstation Nord“
Checkliste
„Monatliche Funktionsprüfung Sprinklerpumpe“
Formular
„Prüfprotokoll Hauptprüfung gemäß VdS CEA 4001“
Schulungsnachweis
„Einweisung Wartungsteam gemäß VDI 3810-2“
Meldeweg
„Verhalten bei unbeabsichtigter Sprinklerauslösung“
Integration in Systeme & Betriebsabläufe Verknüpfung mit CAFM- und Wartungssystemen (z. B. automatische Prüferinnerung, Checklistenführung)
Schnittstelle zur Brandschutzdokumentation und Gefährdungsbeurteilung
Zentrale Ablage im DMS oder Prüfarchiv mit Zugriff für FM, Sicherheit, Prüforganisation
Verbindung zu GLT / BMA für Reaktionspläne und Alarmabläufe
Dokumentation für Versicherer, Behörden, Auditor:innen jederzeit abrufbar
Erfolgsfaktoren für eine funktionierende Dokumentation Praktikabilität: realitätsnahe Formulare, einfache Sprache, klare Abläufe
Pflege: Verantwortlichkeiten für Aktualisierung und Schulung definiert
Digitalisierung: mobile Erfassung per App oder Tablet (z. B. für Sichtkontrollen)
Schulung: feste Einweisung bei Betreiberwechsel oder neuem Personal
Verknüpfung mit Betreiberhandbuch und Brandschutzordnung
