Kernkomponenten, Lagerbestände und Systemkompatibilität gezielt verwalten Ein professionelles Ersatzteilmanagement sichert die ständige Verfügbarkeit funktionskritischer Bauteile von Sprinkleranlagen und minimiert Ausfallzeiten. Es trägt zur rechtssicheren Betriebsführung, zur Vermeidung von Betriebsunterbrechungen und zur Erfüllung versicherungstechnischer Anforderungen bei.
Ein strukturiertes, digitalisiertes und normkonformes Ersatzteilmanagement im Bereich Sprinkleranlagen ist ein elementarer Bestandteil der sicheren und unterbrechungsfreien Betriebsführung. Durch die gezielte Steuerung von Bevorratung, Nachschub und Bauteilrückverfolgung sowie die Anwendung von KPI, SLA und XLA lassen sich Verfügbarkeit, Effizienz und Transparenz dauerhaft verbessern – für alle Gebäudetypen und Anwendungsfälle.
Betriebsbereitschaft und Reaktionsfähigkeit durch strukturierte Bevorratung sichern Ersatzteilmanagement umfasst alle Prozesse zur: Identifikation, Klassifizierung und Bevorratung sicherheitsrelevanter Komponenten
Beschaffung, Lagerung und Nachverfolgung von Teilen
Integration in Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsprozesse
Sicherstellung der Verfügbarkeit bei Havarie oder geplanter Maßnahme
Digitalen Dokumentation von Austausch und Lebenszyklen
Betreiberverantwortung Definition der Bevorratungsstrategie (z. B. Kritikalitätsanalyse A/B/C)
Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit verbauter sicherheitsrelevanter Komponenten
Überwachung der Ersatzteilverfügbarkeit bei Dienstleistern
Freigabe und Kontrolle von Fremdleistungen
Gewährleistung normkonformer Ersatzteilqualität (z. B. DVGW, CE, VdS)
Delegierbare Pflichten Teileklassifikation und Pflege im CAFM-/ERP-System
Bestellung, Wareneingangskontrolle, Lagerhaltung
Austausch inkl. Protokollierung und Aktualisierung technischer Unterlagen
Etikettierung und QR-Code-Verknüpfung zur Bauteilhistorie
Lieferantenkommunikation und Lagerlogistik
Rechtlicher Rahmen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
DIN EN 12845 – Planung, Betrieb, Instandhaltung von Sprinkleranlagen
VdS CEA 4001 – Anlagenklassifizierung, Bauteilanforderungen
DIN EN ISO 9001 – Qualitätsmanagement, Rückverfolgbarkeit
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
Technische Normen und Standards Sprinklerbauteile, Bau- und Prüfanforderungen
Prüfzyklen und Austauschfristen
Anforderungen an Ersatzteilmanagement bei VdS-zertifizierten Anlagen
Risikobewertung, Instandhaltungsplanung
Ersatzteilklassifikation Alarmventile, Pumpensteuerungen, Rückflussverhinderer
sofort verfügbar, mind. 1-fach vor Ort
Sprinklerköpfe, Druckluftventile, Signalgeber
Mindestbestand, Nachlieferzeit ≤ 3 Tage
Dichtungen, Filter, Prüfplomben
automatisierte Nachbestellung, just-in-time
Nutzungsspezifische Anforderungen Hohe Redundanz, lagerinterne Ersatzteillogistik
Transparenz, digitale Freigabestrukturen
Komponenten mit erhöhtem Korrosionsschutz
Frostsichere Armaturen, Spezialventile (ESFR)
vandalensichere Bauteile, schnelle Verfügbarkeit trotz dezentraler Lage
Digitalisierung & Systemintegration Ersatzteildatenbank im CAFM/ERP-System (z. B. SAP, Planon)
QR-Code-Tracking für Bauteile und Austauschhistorie
Verknüpfung mit Instandhaltungs- und Prüfprotokollen
Lagerbestandsüberwachung mit automatischer Nachbestellfunktion
Schnittstellen zu Lieferantenplattformen (z. B. VdS Partnernetz)
Key Performance Indicators (KPI) Verfügbarkeit A-Komponenten
≥ 99 %
kontinuierlich
Lieferzeit B-Komponenten
≤ 3 Werktage
laufend
Bestandssicherheitsgrad (IST/SOLL)
≥ 98 %
quartalsweise
Dokumentationsvollständigkeit (Austauschfälle)
100 %
kontinuierlich
Service Level Agreements (SLA) Bereitstellung Lagerteil A
≤ 2 h
intern
Lieferung B-Komponente
≤ 3 AT
Lieferant
Lageraktualisierung nach Wareneingang
≤ 24 h
digital
Experience Level Agreements (XLA) Vertrauen in Ersatzteilverfügbarkeit
≥ 95 %
Transparenz der Lagerbestände
≥ 90 % Zustimmung Facility-Team
Zufriedenheit mit Nachschublogistik
≥ 90 %
